Organizar trabajos, materiales, cobros y el día a día
Cuando ya entran varios trabajos, necesitas saber qué prometiste, qué falta, qué hay que comprar y qué queda por cobrar.
El estado de cada trabajoQué está pasando y cuál es la siguiente acción.
Cada encargo debería tener un estado visible: consulta, visita pendiente, presupuestado, aceptado, esperando material, programado, en curso, terminado, facturado o pendiente de cobro. No necesitas usar todos; necesitas usar siempre los mismos.
Añade una siguiente acción y una fecha cuando corresponda. Eso convierte una lista de trabajos en un sistema operativo.
Cambios, segundas visitas y retrabajosEvita que un cambio informal acabe en tiempo no cobrado.
Cuando cambia el alcance, registra qué ha cambiado, por qué, quién lo ha pedido, qué materiales o tiempo añade y si modifica el precio o la fecha. Hazlo antes de que el recuerdo de cada parte sea distinto.
Distingue también entre un cambio solicitado, una incidencia imprevista y un retrabajo atribuible a tu propio trabajo. No tienen el mismo tratamiento económico ni operativo.
Cobros y seguimientoSaber quién te debe dinero y qué acordaste.
Para cada trabajo, registra importe, factura o referencia, fecha, vencimiento si existe, cuánto se ha cobrado y qué queda pendiente. Una lista de “pendiente de cobro” debe poder revisarse en minutos.
No mezcles mentalmente presupuestado, facturado y cobrado. Son momentos distintos.
Tu sistema operativo mínimoTrabajos, materiales, cobros, clientes, control mensual, cierre y semana.
Puede empezar en una hoja de cálculo, siempre que sea una sola fuente de seguimiento y no otra capa más. Las columnas esenciales son las que responden a decisiones: cliente, trabajo, estado, siguiente acción, fecha, presupuesto, coste estimado, coste real, cobrado y pendiente.
Haz una revisión corta semanal y un cierre mensual. Si un dato no cambia ninguna decisión, probablemente no necesitas medirlo todavía.
Gestiona el negocio por estados, no por memoria
Siguiente acción
Qué debe ocurrir para que el encargo avance.
Cobrado / pendiente
Qué ha entrado y qué necesita seguimiento.
Semana y mes
Qué se atasca, qué consume margen y qué debes corregir.
La guía está pensada para entrar y salir por bloques. No necesitas seguirla de principio a fin.